Consejos para que tus invitados te confirmen su asistencia

Confirmar la asistencia es fundamental para planificar toda clase de eventos: una cena, un cumpleaños, una fiesta... pero para una boda aún lo es más debido a lo especial del momento y a que el coste de cada invitado puede rondar los 100 o 200 euros si contamos detalles, regalos, comida, barra libre, transporte, etc.

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Por todo esto, lo normal es que todos tus familiares y amigos entiendan la premura y la importancia de confirmar su asistencia. Sin embargo, en ocasiones la fecha de la boda se acerca y aún no tienes ni un 40% de contestaciones, sobre todo en las bodas más multitudinarias. Y es que algunos invitados son más remolones a la hora de contestar, otros dudan si podrán ir por la fecha, valoran el esfuerzo del desplazamiento o simplemente puede ser que la invitación se haya extraviado o que ellos hayan sufrido un contratiempo.

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En cualquier caso, nosotros queremos echarte una mano con estos siete pasos que facilitarán la confirmación de los invitados a tu boda.

1.- Hacer un "save the date". En cuanto tengáis asegurada vuestra fecha de boda, cerrada en el registro o en la iglesia, firmado el contrato con fotógrafo y con el lugar del banquete es momento para informar a vuestros familiares de que os casáis de una forma original y bonita. En realidad es sólo un aviso, una pre-invitación para que reserven vuestra fecha y organicen sus agendas, sobre todo para aquellos que vienen de afuera. Nueve o seis meses antes del gran día puede ser suficiente.

2. Enviar las invitaciones. Lo ideal es que a tres meses de la boda, tus amigos y familiares reciban su invitación, a menos que te cases en otro país o tengas muchos invitados que deban desplazarse para asistir a tu celebración, entonces deberás hacerlo algunos meses antes para dar tiempo a que planeen su viaje, estancia, días libres en el trabajo, etc...

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3. Añadir las siglas R.S.V. P. en la invitación. Estas siglas en la tarjeta que reciban los invitados significan que ellos deben confirmar tanto su asistencia como su ausencia en los teléfonos personales de la novia y el novio que deben acompañar la invitación.

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4. Adjunta un formulario. Junto a la invitación, aprovecha para preguntar a tus invitados si tienen alguna alergia alimentaria, si tienen alguna canción especial, si usarían el autobus de los invitados o coche propio y todo aquello que te sea útil para planificar tu boda. Así, además los estás obligando a enviar de vuelta ese cuestionario con una confirmación de asistencia.

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5. Dar una opción online. Ahora que todo el mundo tiene acceso a Internet y, más aún, que casi todo le mundo se conecta desde su smartphone, junto a la tarjeta en papel dales una versión 2.0 de la invitación. Así, se sentirán más libres y más cómodos de confirmar su asistencia a través de Internet sin necesidad de dar explicaciones o excusas.

6.- Hacer una llamada. Este método suele ser el más efectivo, pero para que sea totalmente certero lo debe hacer una persona neutra: un familiar o amigo. Así los invitados no se sentirán en el compromiso y serán sinceros en sus intenciones. En muchas ocasiones, los invitados se sienten, en cierto modo, obligados a ir a una boda y esperan hasta el último momento para decirles a los novios que les ha surgido un imprevisto y que no podrán asistir. Si la llamada la hacen los mismos novios, se sentirán cohibidos.

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7.- Enviar un mensaje o un WhatsApp.  Si a pesar de todo, y a pocas semanas de la boda, aún tienes invitados sin confirmar su asistencia o ausencia quema tu último cartucho con algo menos personal que una llamada. Así, con un mensaje instantáneo por el móvil sabrás si lo ha recibido y explicando a tus invitados la necesidad de informar al lugar del banquete del número de invitados con urgencia se sentirán en el compromiso de contestar sinceramente.

Por supuesto que en muchos de los casos y cuando la boda es íntima, pequeña o has invitado sólo para personas cercanas sólo será necesisario uno o dos de los pasos.