10 preguntas que debes hacer a tu futura Wedding Planner

Para facilitar el proceso, hemos recopilado las preguntas más importantes que debes hacer a tu organizador de bodas antes de contratarlo. Con todo, desde preguntas básicas (si están disponibles en la fecha de tu boda, por ejemplo) hasta la logística previa.

Antes de decidirte a contratar a un profesional de la planificación, es importante que lo investigues a fondo para asegurarte de que es el adecuado para ti y tu pareja. También es importante que tenga conocimientos demostrados. Es recomendable que tenga una formación especializada de wedding planner o de organización de eventos.

Teniendo esto en cuenta, he aquí algunas preguntas clave que debes hacer a una wedding planner (y lo que debes escuchar en sus respuestas).

Lo básico

1. ¿Estás disponible en la fecha de mi boda?

Cuando se trata de preguntas que hacer a un organizador de bodas, ésta debería ser la primera. No querrás perder tu tiempo (ni el suyo) si no está libre en la fecha elegida. Si la fecha de tu boda sigue siendo flexible y estás dispuesta a esperar para trabajar con alguien que realmente te gusta, pregunta por algunas opciones para que puedas tenerlas en cuenta a la hora de concretar tu calendario.

2. ¿Puedes ajustarte a nuestro presupuesto?

Lo siguiente en la lista de temas importantes a tratar es el dinero. Aunque no es necesariamente un tema divertido, es muy importante que la pareja y su wedding planner tengan una conversación exhaustiva sobre el presupuesto de la boda lo antes posible en el proceso. Llega a la reunión inicial de planificación con una idea de quién va a contribuir y cuánto. 

Esta pregunta es estupenda porque también abre la discusión sobre los posibles servicios que te ofrecen dentro de tu presupuesto. Por ejemplo, si te encanta la wedding planner, pero no puedes permitirte sus servicios a tiempo completo, pregúntale si estaría dispuesto a hacer la planificación a tiempo parcial o la coordinación del mes por una tarifa menor.

3. ¿Qué tipo de servicios ofrece (coordinación por meses, planificación completa o planificación a la carta)?

No siempre queda claro en su sitio web cuáles son sus servicios, así que es bueno pedir una explicación exhaustiva de los tipos de formas en que pueden ayudarte con la planificación de tu boda. Esta información facilitará la decisión de qué tipo de wedding planner es el más adecuado para ti. 

Por ejemplo, si eres muy organizada y tienes tiempo para hacer el seguimiento de los profesionales tú misma, entonces puede que solo necesites a alguien para una función de coordinación. Pero si estás planeando una boda en un destino, puede ser mejor trabajar con una wedding planner a tiempo completo que pueda gestionar la logística por ti. También es bueno preguntar sobre el diseño frente a la planificación.

Logística previa a la boda

4. ¿Cuántas reuniones vamos a tener y cómo vamos a participar?

Aquí es cuando debes obtener un esquema de cómo será el proceso de planificación de la boda. Algunos planificadores te enviarán bocetos por correo electrónico y harán un seguimiento por teléfono, mientras que otros pueden crear tableros de inspiración online y te guiarán verbalmente a través de muestras y diseños en persona. 

Algunas wedding planner te preguntarán por todos y cada uno de los detalles, mientras que otros esperarán y te informarán de todo a la vez. No hay un flujo de trabajo correcto: todo depende de lo que te guste más.

5. ¿Se encarga de los servicios profesionales, los contratos y la tramitación de los pagos?

La respuesta a esta pregunta debería ayudarte a hacerte una idea de cómo se manejarán otros proveedores a lo largo del proceso de planificación. Es una buena idea averiguar cómo prefieren trabajar con antelación. 

Algunos planificadores piden una cantidad global y luego contratan y pagan a los profesionales por ti. Otros pedirán que vosotros mismos hagáis el pago con otros profesionales. 

¿Nuestro consejo? Por lo general, es mejor pagar a tus proveedores directamente en lugar de hacerlo a través de tu wedding planner. De este modo, tendrás más control sobre el contrato y tu presupuesto.

6. ¿Puede explicarnos el proceso de selección de otros proveedores y cómo participaríamos?

Quieres asegurarte de tener el mejor equipo contigo el día de tu boda, así que es importante entender el proceso de selección de tu wedding planner. Los organizadores de bodas profesionales suelen dedicar tiempo a cultivar relaciones con otros profesionales de las bodas. También querrás asegurarte de que te envían a los mejores profesionales para el trabajo. 

Durante la reunión, anota algunos nombres de profesionales con los que prefieren trabajar para que puedas hacer tu propia investigación.

7. ¿Transmitirá nuestros deseos a los profesionales cuando nosotros no podamos hacerlo?

Si tu wedding planner habla directamente con otros proveedores, querrás asegurarte de que es asertivo y pedirá lo que tú quieres.

8. ¿Se encargará de las invitaciones y el envío? ¿De la coordinación de la lista de invitados y las confirmaciones de asistencia?

"Servicio completo" puede significar cosas diferentes según a quién preguntes, así que averigua si la gestión de la lista de invitados y de las invitaciones forma parte de sus servicios estándar o si requiere una tarifa adicional.

9. ¿Coordinará los tiempos de entrega, llegada y montaje con el fotógrafo, el florista, los músicos y el encargado del catering/banquete?

Una vez más, querrás averiguar exactamente lo que se incluye para asegurarte de que estáis de acuerdo en lo que se encargará y lo que no. Si su función es más bien la de consultarte ideas y ayudarte a encontrar y reservar a tus profesionales, entonces puede que tengas que buscar un coordinador aparte que te ayude a ocuparte de estos detalles del día.

Logística del día

10. ¿Cuántas personas de tu equipo estarán en la boda?

Averigua cuántos asistentes, coordinadores y estilistas de eventos llevará tu wedding planner el día de la boda, para que puedas estar segura de que todo estará controlado. El tamaño final del equipo del día depende de la logística específica de tu boda, pero deberían decirte el número de miembros del personal.

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